Datenschutz

Datenschutzhinweise gemäß EU-Datenschutz-Grundverordnung der Gesellschaft für Gastroenterologie und Hepatologie in Berlin und Brandenburg e.V.

Gültig für Mitglieder, Kunden und Interessenten der Gesellschaft

Stand: April 2018

Mit den nachfolgenden Informationen geben wir Ihnen einen Überblick über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten gemäß Art. 13 & 14 DSGVO durch uns und Ihre Rechte aus dem Datenschutzrecht. Welche Daten im Einzelnen verarbeitet und in welcher Weise genutzt werden, richtet sich maßgeblich an den vereinbarten Zwecken, zu denen primär die Mitgliedschaft in der Gesellschaft für Gastroenterologie und Hepatologie in Berlin und Brandenburg e. V. (GGHBB), die Teilnahme an unseren Veranstaltungen oder die Mitwirkung an Projekten der GGHBB gehören.

  1. Wer ist für die Datenverarbeitung verantwortlich und an wen kann ich mich wenden?

 Verantwortlicher im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung, sonstiger in den Mitgliedstaaten der Europäischen Union geltenden Datenschutzgesetze und anderer Bestimmungen mit datenschutzrechtlichem Charakter ist die:

Gesellschaft für Gastroenterologie und Hepatologie in Berlin und

Brandenburg e. V. (GGHBB)

Jede betroffene Person kann sich jederzeit bei allen Fragen und Anregungen zum Datenschutz direkt an unseren Datenschutzbeauftragten wenden.

  1. Welche Quellen und Daten nutzen wir

Wir verarbeiten personenbezogene Daten unserer Mitglieder, Kunden von Veranstaltungen, sowie von Interessenten und Projektteilnehmern, die uns ihre Daten freiwillig zur Verfügung stellen. Zudem verarbeiten wir personenbezogene Daten, die wir im Rahmen für Projekte zum Wohle der Gastroenterologie  (z. B.  externe Referenten für unsere Fortbildungsveranstaltungen) online auf den frei zugänglichen Internetseiten der jeweiligen Krankenhäuser und sonstigen Einrichtungen recherchiert haben.

Relevante personenbezogene Daten im Rahmen von Projekten und Veranstaltungsteilnehmern sind dabei abschließend: Name, Vorname, Titel, Dienstanschrift, Kontaktdaten (Email, Telefon, Telefax), Geschlecht.

Bei Antrag auf Mitgliedschaft in der GGHBB werden zusätzlich der Arbeitgeber, der Dienstgrad, das Geburtsdatum gespeichert und verarbeitet.

Im Rahmen bestimmter zeitlich begrenzter Projekte (etwa Fortbildungsveranstaltungen oder Neumitgliederwerbekampagnen recherchiert die GGHBB personenbezogene Daten ausschließlich auf den öffentlich zugängigen Webseiten der Krankenhäuser, Arztpraxen oder sonstigen Einrichtungen. Die dort zur Verfügung stehenden Daten werden im Rahmen unserer Projekte zwecks Kontaktaufnahme und unter Interessenabwägung (Art. 6 Abs. 1 lit. f) DS-GVO) von uns erhoben (Näheres unter Punkt 3).

  1. Wofür verarbeiten wir Ihre Daten (Zweck der Verarbeitung) und auf welcher Rechtsgrundlage

Wir verarbeiten die vorab genannten personenbezogenen Daten im Einklang mit den Bestimmungen der EU-Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO) und dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG, bzw. BDSGneu):

  1. a) Zur Erfüllung von vertraglichen Pflichten (Artikel 6 Abs. 1 lit. b) DS-GVO)

Die Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt zur Wahrung der Rechte und Pflichten unserer Mitglieder, wie beispielsweise, die kostenlose Teilnahme an unserem Jahreskongress, die regelmäßige Kontaktaufnahme via Post und Email zu aktuellen Themen aus dem Verein und aus der Gastroenterologie. Des Weiteren erfolgt die Verarbeitung personenbezogener Daten unserer Veranstaltungsteilnehmer im Sinne des reibungslosen Ablaufs und Zuordnung der Personen vor Ort, der eventuellen informativen Kontaktaufnahme vorab, sowie der Überprüfung der Zahlungseingänge.

  1. b) Im Rahmen der Interessenabwägung (Artikel 6 Abs. 1 lit. f) DS-GVO)

Soweit erforderlich, verarbeiten wir Ihre Daten über die eigentliche Erfüllung des Vertrages hinaus zur Wahrung berechtigter Interessen von uns:

– Infomails via Post oder Email zu aktuellen Fortbildungsveranstaltungen oder sonstigen Projekten der GGHBB.

– Werbung via Post und Email für eine Mitgliedschaft in der GGHBB

– Manuelle Anlage von Dienstadressen / Emailadressen bestimmter Experten, die im Rahmen unserer Fortbildungsangebote oder im Rahmen besonderer Projekte der GGHBB für die initiale Kontaktaufnahme und Korrespondenz vonnöten sind

Angesichts der nicht sensiblen und öffentlich zugänglichen genutzten Daten der Betroffenen sind wir der Auffassung, dass eine Nutzung der Daten für die genannten Punkte legitim ist. Zudem dürfte das Interesse auf Seiten der Empfänger für derartige Inhalte groß sein, da alle Ärzte im Rahmen der Weiterbildungsverordnung zur regelmäßigen Belegung solcher Veranstaltungen verpflichtet sind. Ebenfalls gehen wir von einem generellen Interesse auf Seiten der Empfänger von Neumitglie-derkampagnen aus, da die GGHBB die Interessen der Gastroenterologie und Hepatologie  vertritt.

  1. c) Aufgrund Ihrer Einwilligung (Artikel 6 Abs. 1 lit. a) DS-GVO)

Soweit Sie uns eine Einwilligung zur Verarbeitung von personenbezogenen Daten für bestimmte Zwecke erteilt haben, ist die Rechtmäßigkeit dieser Verarbeitung auf Basis Ihrer Einwilligung gegeben. Eine erteilte Einwilligung kann jederzeit widerrufen werden. Dies gilt auch für den Widerruf von Einwilligungserklärungen, die vor der Geltung der DS-GVO am 25.5.2018 erteilt wurden. Leistungen, die wir nur gegen Einwilligung erbringen, sind:

– Für Veranstaltungsteilnehmer: Der Versand von Infomailings zu anderen Veranstaltungen der GGHBB oder Dritten

– Für Mitglieder: Der Versand von Infomailings zu Veranstaltungen der Kooperationspartner der GGHBB

  1. Wer bekommt meine Daten

 Innerhalb unserer Fachgesellschaft erhalten diejenigen Mitarbeiter Zugriff auf Ihre Daten, die diese zur Erfüllung unserer vertraglichen und gesetzlichen Pflichten benötigen. Auch von uns eingesetzte Dienstleister und Erfüllungsgehilfen können zu diesen Zwecken Daten erhalten, wenn diese die datenschutzrechtlichen Weisungen wahren.

Zu diesen sogenannten Auftragsdatenverarbeitern gehören unter anderem:

Für die Webseite der GGHBB: SmartBeans .

Berliner Ärzteblatt

Brandenburgisches Ärzteblatt

  1. Werden Daten in ein Drittland oder eine internationale Organisation übermittelt

 Eine Datenübermittlung Ihrer personenbezogenen Daten in Länder außerhalb der EU bzw. des EWR (sogenannte Drittstaaten) findet durch die GGHBB nicht statt.

  1. Wie lange werden meine Daten gespeichert

 Wir verarbeiten und speichern Ihre personenbezogenen Daten, solange es für die Erfüllung unserer vertraglichen und gesetzlichen Pflichten erforderlich ist. Sind die Daten für die Erfüllung vertraglicher oder gesetzlicher Pflichten nicht mehr erforderlich, werden diese regelmäßig gelöscht. Wir unterscheiden zwischen drei Betroffenengruppen:

Mitgliedsdaten: Wir verarbeiten und speichern Ihre personenbezogenen Daten, solange es für die Erfüllung unserer vertraglichen und gesetzlichen Pflichten erforderlich ist. Mitgliedsdaten werden nach Inkrafttreten des Austritts (in der Regel zum 1.1. des Folgejahres nach der Kündigung) zehn Jahre ab dem Datum der letzten Rechnungsstellung aufbewahrt, um den gesetzlichen Vorgaben von § 257 Abs. 1 Nr. 1 und 4 HGB zu entsprechen. Da Rechnungsdokumente bei uns elektronisch dem jeweiligen Stammdatensatz zugeordnet sind, muss der entsprechende Datensatz ebenfalls 10 Jahre erhalten bleiben.

Teilnehmer von Seminaren: Wir verarbeiten und speichern Ihre personenbezogenen Daten, solange es für die Erfüllung unserer vertraglichen und gesetzlichen Pflichten erforderlich ist. Teilnehmerstammdaten werden zehn Jahre ab dem Datum der letzten Rechnungsstellung gespeichert, um den gesetzlichen Vorgaben von § 257 Abs. 1 Nr. 1 und 4 HGB zu entsprechen.

Da Rechnungsdokumente bei uns elektronisch dem jeweiligen Stammdatensatz zugeordnet sind, muss der entsprechende Datensatz ebenfalls 10 Jahre erhalten bleiben. Gibt der Teilnehmer bei seiner Online-Anmeldung an, dass er künftig auch Infomails zu ähnlichen Veranstaltungen der GGHBB erhalten möchte, so wird der Datensatz erst auf Wunsch gelöscht.

  1. Welche Datenschutzrechte habe ich

 Jede betroffene Person hat das Recht auf Auskunft nach Artikel 15 DSGVO, das Recht auf Berichtigung nach Artikel 16 DSGVO, das Recht auf Löschung nach Artikel 17 DSGVO, das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung nach Artikel 18 DSGVO, das Recht auf Widerspruch aus Artikel 21 DSGVO sowie das Recht auf Datenüber-tragbarkeit aus Artikel 20 DSGVO. Beim Auskunftsrecht und beim Löschungsrecht gelten die Einschränkungen nach §§ 34 und 35 BDSG. Darüber hinaus besteht ein Beschwerderecht bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde (Artikel 77 DSGVO i. V. m § 19 BDSG).

Eine erteilte Einwilligung in die Verarbeitung personenbezogener Daten können Sie jederzeit uns gegenüber widerrufen. Dies gilt auch für den Widerruf von Einwilligungserklärungen, die vor der Geltung der EU-Datenschutz- Grundverordnung, also vor dem 25. Mai 2018, uns gegenüber erteilt worden sind. Bitte beachten Sie, dass der Widerruf erst für die Zukunft wirkt. Verarbeitungen, die vor dem Widerruf erfolgt sind, sind davon nicht betroffen.

  1. Gibt es für mich eine Pflicht zur Bereitstellung von Daten

Im Rahmen der Mitgliedschaft oder unserer Geschäftsbeziehung müssen Sie diejenigen personenbezogenen Daten bereitstellen, die für die Aufnahme und Durchführung einer Geschäftsbeziehung und die Erfüllung der damit verbundenen vertraglichen Pflichten erforderlich sind oder zu deren Erhebung wir gesetzlich verpflichtet sind. Ohne diese Daten werden wir in der Regel den Abschluss des Vertrages oder die Ausführung des Auftrages ablehnen müssen oder einen bestehenden Vertrag nicht mehr durchführen können und ggf. beenden müssen.

  1. Inwieweit gibt es eine automatisierte Entscheidungsfindung (einschließlich Profiling)

 Zur Begründung und Durchführung der Geschäftsbeziehung nutzen wir grundsätzlich keine vollautomatisierte Entscheidungsfindung gemäß Artikel 22 DSGVO.